L'un de mes services les plus populaires est la gestion des e-mails. C'est une tâche simple mais qui demande beaucoup de temps à mes clients et c’est aussi une de mes tâches favorites. Non seulement parce que je peux voir la différence sur la charge de travail de mes clients, mais aussi parce que je suis une maniaque de l’organisation et que je ne supporte pas d'avoir des e-mails non lus !

 

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de mes services d'assistante virtuelle :

 

1. Votre boîte de réception est hors de contrôle avec plus d’une centaine de courriers non lus

2. C'est le chaos : des newsletters indésirables mélangées à des e-mails urgents

3. Vous n'avez tout simplement pas le temps de répondre à tous les messages

4. Vous n'avez aucun dossier et ne trouvez pas les e-mails les plus importants

 

Nous devons passer par quelques étapes pratiques avec des instructions claires sur la façon dont vous souhaitez que votre boîte aux lettres soit gérée.

 

Étape 1. Créer une liste de types d'e-mails

Rencontrons-nous et créons ensemble une liste des types d'e-mails que vous recevez. Par exemple:

- Newsletters que vous souhaitez conserver, archiver, supprimer ou dont vous souhaitez vous désinscrire

- Amis et famille

- Collègues

- Employeur / employé

- Publicité

- etc.

 

Étape 2. Modèles d'e-mails

J'aurai besoin de vous pour créer des modèles, des notes de remerciements, des réponses génériques, etc. afin d'être toujours en accord avec votre style et votre approche et d'assurer une bonne communication avec vos contacts.

 

Étape 3. Accès à vos e-mails

Décidez dans quelle mesure vous souhaitez que votre assistante virtuelle ait accès à vos e-mails.

Des services tels que Outlook ou Gmail permettent de partager une boîte de réception avec différents niveaux d'accès. Discutons-en, je peux facilement vous indiquer les différentes solutions et suggestions proposées par votre fournisseur de messagerie.

 

Étape 4. Briefing

Nous devons communiquer. Cela peut prendre 5 minutes avant ou après que je commence à travailler sur vos e-mails. Nous pouvons utiliser ce temps pour nous accorder sur les e-mails à prioriser et pour rédiger ensemble les réponses qui nécessitent votre attention personnelle.

 

Étape 5. Soyez patient

Vous serez certainement surpris par la rapidité avec laquelle j'organiserai votre boîte de réception, mais il faudra tout de même du temps pour que nous définissions ensemble les procédures que je devrais suivre.

 

N’oubliez pas, plus nous travaillerons ensemble, plus je prendrai de responsabilités et moins vous aurez à vous soucier de vos e-mails.

Comment déléguer la gestion de vos e-mail à une assistante virtuelle

© 2019 Jenna Falcy

Your Online Personal Assistant 

Assistante indépendante à Gland, Nyon, Vaud

jenna@youronline-pa.com 

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